Page 21 - Moja POHODA Jeseň 2017

Moja POHODA 19

O pojme General Data Protection Regulation, v skratke GDPR, spracovávať na základe povinnosti stanovenej iným právnym
ste určite už minimálne počuli. Toto nariadenie totiž výrazným predpisom – typicky pôjde o údaje o zamestnancoch, ale i o tie,
spôsobom prepracováva legislatívu o ochrane osobných údajov ktoré sú potrebné uchovávať podľa zákona o DPH alebo zákona
a je tak jedným z najrozsiahlejších právnych predpisov, ktoré o účtovníctve. Súčasne platná legislatíva podnikateľským subjektom
Európska únia v posledných rokoch prijala. Musí byť úplne nariaďuje archivovať po stanovenú dobu účtovné doklady,
zavedené do mája 2018 v celom svojom rozsahu vo všetkých mnohokrát obsahujúce osobné údaje fyzických osôb. Je teda
štátoch EU. dôležité si uvedomiť, že kvôli zachovaniu integrity účtovných údajov
často nepôjde vo finančných výkazoch úplne oddeliť už spracované
Kde s prípravou na GDPR začať? Väčšina procesov, vďaka ktorým osobné údaje. Celistvosť údajov je žiadúca tiež v prípade spätnej
začleníte správu osobných údajov svojich klientov, zamestnancov kontroly finančného úradu či úradu práce.
a dodávateľov do programov STORMWARE, musí v prvom rade
vychádzať z prijatia vnútornej koncepcie, vykonania procesných
zmien a zavedenia vlastných opatrení, ktoré dodržujú najmä POHODA
zásady zámernej ochrany osobných údajov. Najprv je teda
potrebné si uvedomiť, ako a aké osobné údaje spracovávate a ako V programe POHODA pracujete vždy len s aktuálnymi
s nimi nakladáte. údajmi. Údaje minulých účtovných období jednoducho
zaarchivujete pomocou zálohy databázy, napríklad pre
Hoci GDPR nie je primárne o technológiách, jeho implementácia prípad kontroly správcu dane.
má na ne významný dopad. V tomto ohľade Vám už môžu pomôcť
programy STORMWARE, v ktorých vykonáme také technické
úpravy, aby princípom GDPR vyhovovali a čo najviac Vám tak
zjednodušili implementáciu Vašich procesných zmien a opatrení.
Keďže ako správca osobných údajov nesiete zodpovednosť za Spracovanie osobných údajov je nevyhnutné pre účely
dodržiavanie princípov pri ich spracovaní, v našich programoch oprávnených záujmov správcu, ak existuje relevantný
budeme klásť dôraz najmä na aspekty ich správy, administrácie a zodpovedajúci vzťah medzi subjektom údajov a správcom (keď
a zabezpečenia. je subjekt údajov zákazníkom správcu alebo mu naopak poskytuje
služby). Tu môže ísť napríklad o zasielanie relevantných e-mailových
Správa osobných údajov v programoch STORMWARE by tak mala spravodajov, ktoré majú bezprostredný vplyv na poskytovanie
umožniť predovšetkým ľahko realizovať práva subjektov údajov, služby zákazníkom.
klásť dôraz na zabezpečenie týchto údajov, a to pri dodržaní zásad,
ktoré nariadenie GDPR stanovuje. Spracovanie osobných údajov je nevyhnutné pre ochranu
životne dôležitých záujmov subjektu údajov a pre splnenie úloh
vykonávaných vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej
moci, ktorou je správca poverený. Tieto dve podmienky ale nebudú
5 NAJDÔLEŽITEJŠÍCH ZÁSAD, medzi podnikajúcimi subjektmi príliš časté.
VĎAKA KTORÝM POCHOPÍTE Zásadu zákonnosti ukončíme ešte jedným dôležitým faktom – GDPR
PRINCÍPY GDPR priamo uprednostňuje spracovanie osobných údajov na základe
vyššie popísaných zákonných podmienok, ktoré samy o sebe
Prvý krok je teda na Vás, ale i s tým Vám chceme pomôcť. Preto nevyžadujú súhlas subjektu so spracovaním osobných údajov.
sme pre Vás pripravili prehľad najzákladnejších pojmov, vďaka Súhlas je tak až posledným predpokladom, na základe ktorého je
ktorým pochopíte základný význam rozsahu spracovania osobných možné osobné údaje spracovávať.
údajov v súlade s novým nariadením. Nastavenie vnútorných
procesov tak pre Vás bude o niečo ľahšie.

Dôležité je vopred si uvedomiť, že osobné údaje je potrebné
spracovávať pod nasledujúcimi zásadami, ktoré GDPR stanovuje. 2. Účelové obmedzenie
a obmedzenie uloženia

1. Zákonnosť Je potrebné si stanoviť účely, pre ktoré osobné údaje spracovávate.
Tieto účely sa z časti kryjú so zákonnými podmienkami, a tak
budete spracovávať osobné údaje napríklad preto, že dotyčný
Osobné údaje môžete spracovávať iba na základe podmienok, ktoré subjekt je Váš dodávateľ, zákazník alebo zamestnanec.
GDPR umožňuje:

Spracovanie osobných údajov je nevyhnutné pre splnenie
zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je subjekt údajov, prípadne
i pre vykonanie opatrení prijatých pred uzatvorením zmluvy na 3. Minimalizácia údajov
žiadosť týchto subjektov. Pôjde tak väčšinou o Vašich zákazníkov,
dodávateľov a iné osoby, ktoré sú s Vami v zmluvnom vzťahu. Môžete spracovávať iba osobné údaje, ktoré sú relevantné,
primerané a z hľadiska rozsahu nevyhnutné vzhľadom k účelu
Spracovanie je nevyhnutné pre splnenie právnej povinnosti, ich spracovania. Akonáhle teda tento účel pominie, mali by byť
v takomto prípade budete osobné údaje fyzických osôb najčastejšie odstránené.